Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher und Rollenverteilung

Verantwortlich für die Verarbeitung personenbezogener Daten auf dieser Website und im Rahmen Ihres Nutzerkontos ist:

Wichtig für das Verständnis dieser Erklärung: BelegePilot ist eine Software für Hausverwaltungen. Dabei sind zwei Rollen streng zu trennen.

• Wir als Verantwortlicher — für den Betrieb der Website, die Anlage und Verwaltung von Nutzerkonten der Hausverwaltung, die Abrechnung unserer Leistung und die Kommunikation mit Ihnen.
• Wir als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) — für alle Daten, die eine Hausverwaltung in BelegePilot einstellt: Mieter- und Eigentümerdaten, Verträge, Belege, Zahlungen, Zählerstände, Abrechnungen. Über diese Daten entscheidet ausschließlich die jeweilige Hausverwaltung. Sie ist Verantwortliche im Sinne der DSGVO; wir verarbeiten diese Daten nur weisungsgebunden auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags.

Hinweis für Mieterinnen, Mieter und Eigentümer: Wenn Sie das Mieter- oder Eigentümerportal über einen persönlichen Link nutzen, ist nicht BelegePilot Ihr Ansprechpartner, sondern Ihre Hausverwaltung. Bitte richten Sie Auskunfts- und Löschverlangen dorthin. Wir leiten Anfragen, die uns erreichen, unverzüglich an die zuständige Hausverwaltung weiter.

2. Welche Daten wir zu welchem Zweck verarbeiten

a) Aufruf der Website (Server-Logfiles)

Beim Aufruf werden automatisch Daten übermittelt, die Ihr Browser sendet: IP-Adresse, Datum und Uhrzeit, aufgerufene Adresse, Referrer, Browser- und Betriebssystemangaben. Zweck ist die technische Auslieferung, die Betriebssicherheit und die Abwehr von Missbrauch. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und stabilen Betrieb. Diese Daten werden nach spätestens 30 Tagen gelöscht.

b) Nutzerkonto der Hausverwaltung

Für die Anmeldung verarbeiten wir Name, E-Mail-Adresse, verschlüsseltes Passwort, Rolle, Zugehörigkeit zur Hausverwaltung sowie — bei aktivierter Zwei-Faktor-Anmeldung — die Angaben zum hinterlegten Verfahren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung).

c) Registrierung und Demo

Bei der Selbstregistrierung erfassen wir Firmenname, Ansprechpartner und E-Mail-Adresse zur Prüfung und Freischaltung. Rufen Sie die unverbindliche Demo auf, können Sie freiwillig Kontaktdaten hinterlassen; ohne diese Angaben ist die Demo ebenfalls nutzbar. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO bzw. bei freiwilligen Angaben Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Die Demo ist ein geteiltes Testkonto — stellen Sie dort keine echten personenbezogenen Daten ein.

d) Verwaltungsdaten der Hausverwaltung (Auftragsverarbeitung)

In dieser Rolle verarbeiten wir insbesondere: Stammdaten von Mietern, Eigentümern und Dienstleistern, Miet- und Verwalterverträge, Belege und Rechnungen, Zahlungs- und Kontoumsatzdaten, Zählerstände und Verbräuche, Abrechnungen, Mahnungen, Kautionen, Schadensmeldungen und Übergabeprotokolle einschließlich Fotos und Unterschriften. Grundlage ist der Auftragsverarbeitungsvertrag mit der jeweiligen Hausverwaltung.

e) Automatisches Auslesen von Belegen und Verträgen

Hochgeladene oder per E-Mail eingegangene Dokumente werden zur Erkennung von Rechnungs- und Vertragsdaten an einen KI-Dienst übermittelt (siehe Abschnitt 4). Übertragen wird das Dokument selbst; es kann personenbezogene Daten enthalten. Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich zur Erkennung der Inhalte, nicht zum Training von Modellen. Das Ergebnis ist ein Vorschlag, der von einem Menschen geprüft und bestätigt wird — es findet keine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher Wirkung im Sinne des Art. 22 DSGVO statt.

f) Bankanbindung

Wird die Bankanbindung genutzt, verarbeiten wir Kontoumsätze, Kontostände sowie IBAN und Namen der Zahlungsbeteiligten, um Zahlungen offenen Posten zuzuordnen. Der Zugang erfolgt entweder direkt bei der Bank (FinTS/HBCI) oder über einen nach PSD2 zugelassenen Kontoinformationsdienst. Zugangsdaten werden ausschließlich verschlüsselt gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO in Verbindung mit dem Auftragsverarbeitungsvertrag.

g) Mieter- und Eigentümerportal

Die Portale sind über einen persönlichen Link erreichbar. Verarbeitet werden die für die Anzeige nötigen Vertrags-, Abrechnungs- und Kontodaten sowie von Ihnen gemeldete Schäden einschließlich hochgeladener Fotos. Verantwortliche ist die Hausverwaltung.

3. Cookies und lokale Speicherung

Wir setzen ausschließlich technisch notwendige Cookies ein. Es findet keine Analyse, kein Tracking und keine Werbung statt; ein Einwilligungsbanner ist deshalb nicht erforderlich (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG).

4. Empfänger und eingesetzte Dienstleister

Wir geben Daten nur weiter, soweit es für den Betrieb erforderlich ist. Mit allen Auftragsverarbeitern bestehen Verträge nach Art. 28 DSGVO. Bei Anbietern außerhalb der EU beruht die Übermittlung auf den Standardvertragsklauseln der EU-Kommission oder einem Angemessenheitsbeschluss.

Darüber hinaus geben wir Daten an Steuerberatung, Behörden oder Gerichte weiter, soweit wir dazu gesetzlich verpflichtet sind.

Speicherort der Datenbank

Datenbank, Anmeldeverwaltung und Dateiablage werden betrieben in: Frankfurt am Main, Deutschland (Amazon Web Services, Region eu-central-1) — keine Übermittlung in ein Drittland

5. Speicherdauer

• Server-Logfiles: 30 Tage.
• Nutzerkonten: für die Dauer des Vertragsverhältnisses; nach dessen Ende Löschung, soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht.
• Belege und buchhalterisch relevante Unterlagen: zehn Jahre nach Ablauf des Kalenderjahres der Entstehung (§ 147 AO, § 257 HGB). Diese Unterlagen sind revisionssicher abgelegt und können vor Fristablauf nicht gelöscht, sondern nur storniert werden.
• Verwaltungsdaten in unserer Rolle als Auftragsverarbeiter: nach Weisung der Hausverwaltung; nach Vertragsende werden sie gelöscht oder zurückgegeben.
• Kontaktanfragen und Demo-Anfragen: sechs Monate nach der letzten Kommunikation.

6. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

• Auskunft über die zu Ihnen gespeicherten Daten (Art. 15)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16)
• Löschung (Art. 17), soweit keine Aufbewahrungspflicht entgegensteht
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18)
• Datenübertragbarkeit in einem gängigen Format (Art. 20)
• Widerspruch gegen Verarbeitungen auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3)

Wenden Sie sich dafür an info@belegepilot.de. Betreffen Ihre Daten eine Hausverwaltung als Verantwortliche, leiten wir Ihre Anfrage dorthin weiter.

Beschwerderecht bei der Aufsichtsbehörde

Unbeschadet anderer Rechtsbehelfe steht Ihnen ein Beschwerderecht bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu (Art. 77 DSGVO). Für uns zuständig ist: Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte, Maternistraße 17, 01067 Dresden

7. Datensicherheit

Die Übertragung erfolgt ausschließlich verschlüsselt (TLS). Der Zugriff auf Daten ist auf die jeweilige Hausverwaltung beschränkt und wird zusätzlich auf Ebene der Datenbank erzwungen, nicht nur in der Anwendung. Bankzugangsdaten werden verschlüsselt gespeichert. Für Nutzerkonten steht eine Zwei-Faktor-Anmeldung zur Verfügung; wir empfehlen, sie zu aktivieren. Änderungen an Belegen werden lückenlos protokolliert.

8. Pflicht zur Bereitstellung

Die Bereitstellung Ihrer Daten ist weder gesetzlich noch vertraglich vorgeschrieben. Ohne die zur Anmeldung und Vertragsdurchführung erforderlichen Angaben können wir die Software jedoch nicht bereitstellen.

9. Änderungen dieser Erklärung

Wir passen diese Erklärung an, wenn sich die Verarbeitung ändert — etwa bei einem neuen Dienstleister. Es gilt die jeweils hier veröffentlichte Fassung.

Diese Datenschutzerklärung wurde entlang der tatsächlich eingesetzten Technik erstellt (Hosting, Datenbank, KI-Auslesung, E-Mail, Bankanbindung, Kartendienst) und deckt die Informationspflichten nach Art. 13 f. DSGVO ab. Sie ersetzt keine Rechtsberatung. Vor dem Produktivbetrieb sollten Sie sie anwaltlich prüfen lassen und die Auftragsverarbeitungsverträge mit allen genannten Anbietern abschließen — insbesondere mit dem KI-Anbieter, da dorthin Belegdaten fließen.